Teambuilding für Ihr Praxisteam
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Mit Patienten richtig telefonieren – Telefongespräche in der Arztpraxis professionell und effizient führen
Teambuilding für Ihr Praxisteam – starkes Teams sind kein Zufall!
Optimierung von Schlüsselkompetenzen, Förderung positiver Teamdynamik und Verbesserung der Zusammenarbeit in Arztpraxen, Zahnarztpraxen sowie medizinischen Versorgungszentren (MVZ).
Erfolgreiches „Wir“ im Praxisteam
Ob Sie eine langjährig etablierte Praxis führen oder gerade eine neue übernommen oder gegründet haben, spielt keine Rolle: In jeder Praxis ist der Erfolg des Teams von entscheidender Bedeutung. Ein gut geführtes Team arbeitet engagierter und harmonischer zusammen. In Arzt- und Zahnarztpraxen gewinnen agile Arbeitsformen zunehmend an Bedeutung. Mitarbeiter übernehmen gerne Verantwortung, wenn ihre Stärken in der Praxis gezielt eingesetzt werden. Dies erfordert jedoch auch eine gewisse Spezialisierung. Studien zeigen, dass spezialisierte Praxisteams um bis zu 60 % effizienter sind als Teams, in denen jeder alles macht. Die Vielfalt an Persönlichkeiten mit ihren individuellen Stärken und Schwächen wird als Chance betrachtet. Unterschiedliche Meinungen sind willkommen und können genutzt werden, um gemeinsam die besten Lösungen zu finden. Konflikte im Team lassen sich eigenständig lösen, ohne dass jedes Mal die Einschaltung der Praxisleitung erforderlich ist.
Teambuilding für Ihr Praxisteam
Wie gelingt es einer Praxis, das Praxisklima und die Teamarbeit untereinander zu verbessern?
Ein angenehmeres Arbeitsklima in der Arztpraxis hängt stärker als gemeinhin angenommen vom Zusammenspiel der verschiedenen Persönlichkeiten ab, verbunden mit der Art und Weise, wie der Praxisinhaber oder die Praxismanagerin das Führungsverständnis lebt.
Teamentwicklung und Führung sind untrennbar miteinander verbunden.
Doch was bedeutet “Team” eigentlich? Viele denken sofort an das Akronym “Toll, Ein Anderer Macht’s”. Doch im Kern ist ein Team ein Zusammenschluss von unterschiedlichen Persönlichkeiten, die ein gemeinsames Ziel verfolgen. Dies klingt auf den ersten Blick einfach, doch unsere langjährige Erfahrung in der Beratung von Arzt- und Zahnarztpraxen zeigt, dass es Ärzten oft schwerfällt, die Praxisziele als gemeinsame Ziele zu verinnerlichen. Bei unseren Trainings und Workshops stoßen wir häufig auf ratlose Gesichter: Medizinische Fachangestellte kennen die Ziele oft nicht. Und wenn sie benannt werden, sind sie häufig stark von den persönlichen Ambitionen der Praxisinhaber geprägt, was das Team oft nicht wirklich motiviert und somit wenig Anreiz für den Einzelnen bietet.
Die Praxisziele sind eng mit der Praxiskultur verbunden und werden von Werten getragen, die wie Leitplanken einen Rahmen bieten und Sicherheit geben.
Ein effektiver Ansatz, um ein gemeinsames “Wir-Gefühl” zu stärken, ist die Wertschätzung. Ein Team-Workshop allein kann bereits ein starkes wertschätzendes Signal senden. Auf Wunsch der Praxen führen wir vorab digitale anonyme Mitarbeiterzufriedenheitsbefragungen durch, um herauszufinden, wo Probleme bestehen. Da Anonymität gewährleistet ist, wird offen und ehrlich Feedback gegeben. Wir haben festgestellt, dass Teambuilding-Tage sehr positiv aufgenommen werden, da das Praxisteam anerkennt, dass sich die Praxisleitung mit den Anliegen und Problemen auseinandersetzt.
5 Tipps für Teambuilding im Praxisteam: Nur echte Teams sind erfolgreich, wenn es um gute Zusammenarbeit in der Arztpraxis geht
Arbeiten “echte Teams” anders als gewöhnliche Praxisteams? Erfolgreiche Praxisteams zeichnen sich oft durch die Berücksichtigung folgender Aspekte in ihrer Organisation aus:
1. Definition von Spielregeln: Klare Regeln für den Umgang miteinander sind entscheidend. Dazu gehören ein partnerschaftlicher Umgang, Eigenverantwortung, Toleranz, Akzeptanz, Verbindlichkeit und eine offene Kommunikationskultur.
2. Regelmäßiger Informationsaustausch: Die Corona-Pandemie hat den Austausch innerhalb vieler Praxisteams stark beeinträchtigt, da herkömmliche Teamsitzungen schwieriger wurden. Erfolgreiche Praxen sind schnell auf digitale Webkonferenz-Tools umgestiegen. Viele Praxen haben während der gesamten Pandemie keine einzige Teambesprechung abgehalten! Als Ergänzung zu Teamsitzungen können auch digitale Kommunikationswege wie medizinische Messenger helfen, den Austausch effizient zu gestalten.
3. Geeignete, moderne und angenehme Arbeitsausstattung: Alle benötigten Arbeitsmittel (Räume, Geräte, Materialien) sollten dafür ausgelegt sein, die erforderliche Arbeit schnell und einfach zu ermöglichen. In vielen Praxen werden Investitionen in moderne EDV leider auf Kosten des Praxisteams vernachlässigt. Eine fehlende Digitalisierung oder veraltete IT können oft zu zeitintensiven manuellen Aufwänden führen.
4. Feedback: Lob, Anerkennung, Kritik: Arbeitsmotivation und Teamgeist entstehen, wenn sowohl Lob und Anerkennung als auch konstruktive Kritik regelmäßig im Alltag genutzt werden. Dabei sollte Lob mindestens dreimal so häufig genutzt werden wie Kritik. Der Aufwand dafür ist nicht groß; oft reicht schon eine einfache Daumen-hoch-Geste im Flur aus, um eine besonders gelungene Leistung anzuerkennen.
5. Regelmäßige gemeinsame Aktivitäten: Regelmäßige gemeinsame Aktivitäten fördern den Zusammenhalt und das Gemeinschaftsgefühl im Team. Ob Team-Building-Events, gemeinsame Mittagessen oder Teambesprechungen in informeller Atmosphäre – solche Aktivitäten stärken das Vertrauen unter den Teammitgliedern, verbessern die Kommunikation und tragen dazu bei, ein positives Arbeitsumfeld zu schaffen. Durch das gemeinsame Erleben außerhalb des Arbeitsalltags werden auch die Beziehungen untereinander vertieft, was sich wiederum positiv auf die Zusammenarbeit im Arbeitsalltag auswirkt.
Teambuilding für Ihr Praxisteam
Die Teamuhr nach Tuckman zeigt an, in welcher Phase sich das Praxisteam befindet
Ein Team ist kein statisches dauerhaftes Gebilde. Menschen kommen und gehen und insofern durchlebt jedes Praxisteam regelmäßig verschiedene Phasen.
Es werden folgende Phasen unterschieden:
1. Forming
2. Storming
3. Norming
4. Performing
In einem gemeinsamen Prozess einigt sich das Team während der Teamentwicklung auf gemeinsame Werte, Ziele und ein Leitbild für die Praxis. Dadurch entsteht eine gemeinsame Kultur, die das “Wir-Gefühl” im Praxisteam stärkt.
Wichtig zu wissen: Wenn neue Mitarbeiterinnen oder Mitarbeiter dazukommen, beginnt der Teambildungsprozess wieder von vorne.
Deshalb ist es wichtig, sich mit den folgenden Aspekten zu beschäftigen:
- Integration neuer Teammitglieder
- Diskussion und Erarbeitung einer gemeinsamen Praxis-Strategie
- Ausrichtung des Teams auf die Strategie
- Entwicklung eines Leitbilds für die Praxis
- Stärkung und Kennenlernen des bestehenden Teams
- Gemeinsame Werte und Ziele
Arbeits- und Ablauforganisation der Sprechstunde beeinflusst die Zufriedenheit des Praxisteams
Ein entscheidender Faktor für ein gutes Arbeitsklima im Praxisteam besteht darin, klare Verantwortlichkeiten für die Aufgaben zu definieren. Dies gelingt am besten, wenn die Verantwortlichen die individuellen Fähigkeiten (“Können”), Befugnisse (“Dürfen”) und Motivationen (“Wollen”) der Teammitglieder berücksichtigen. Nur wenn alle drei Aspekte berücksichtigt werden, kann eine starke innere Motivation entstehen.
Natürlich tragen auch die Patienten zur Atmosphäre bei. Doch durch professionelle Kommunikation und eine patientenzentrierte Herangehensweise lässt sich ihr Einfluss positiv gestalten.
Was macht ein gutes Praxisteam aus?
Natürlich spielt echte Teamarbeit eine entscheidende Rolle. Wie bereits erwähnt, helfen gemeinsame Ziele dabei. Die (Zahn-)Medizinischen Fachangestellten sowie (Zahn-)Ärztinnen und (Zahn-)Ärzte arbeiten in der Praxis Hand in Hand auf Augenhöhe und in partnerschaftlicher Zusammenarbeit zum Wohle der Gesundheit aller Patientinnen und Patienten.
Ein respektvoller Umgang miteinander ist ebenso wichtig. Besonders bedeutsam sind ehrliches Feedback und offene Transparenz. Probleme sollten möglichst frühzeitig und direkt angesprochen werden, um Konfliktpotenzial abzubauen und ein entspanntes Arbeitsklima zu schaffen. Ignorieren von Unstimmigkeiten hilft wenig, da dies dazu führen kann, dass einige Praxismitglieder sich distanzieren oder verschiedene Lager bilden.
Spaß bei der Arbeit und Humor spielen ebenfalls eine große Rolle. Eine positive Stimmung überträgt sich auch auf die Patienten.
Teambuilding-Maßnahmen: Team-Workshop schweißen das Team zusammen und
Teambuilding-Maßnahmen sind grundsätzlich eine gute Idee, um das Zusammengehörigkeitsgefühl zu stärken. Bei Unternehmungen oder kleinen Events soll die Verbundenheit im Team gefestigt werden. Leider neigen viele dieser Veranstaltungen dazu, fast ausschließlich einen “Party-Charakter” zu haben, ohne inhaltliche oder strategische Auseinandersetzungen mit der Zusammenarbeit zu bieten.
Natürlich ist es wichtig, auch die privaten Seiten der Kolleginnen und Kollegen kennenzulernen. Das kann von gemeinsamen Abendessen bis hin zu Praxis-Ausflügen mit Übernachtungen in einem Hotel reichen.
Oftmals kann ein ähnlich hoher Nutzen erzielt werden, wenn sich das Team für einen Tag zu einem Workshop trifft, der neben dem “Teambuilding” auch fachlichen Austausch beinhaltet.
Unser Team-Workshop: Spaß, Austausch und strategische Arbeit an nur 1 Tag
Wir bieten verschiedene Formate an, um Arbeit und Event zu verbinden. Viele Praxen planen einen Workshop-Samstag entweder in der Praxis selbst oder in einem Restaurant bzw. Hotel und gestalten den Tag beispielsweise unter dem Motto “Entwicklung Leitbild”.
Mögliche Themenschwerpunkte in unserem Team-Training sind unter anderem:
- Praxisvision – Ziele – Strategie – Werte
- Praxisleitbild & Praxisvision
- Umstrukturierungen – Erweiterungen
- Praxisübernahmen – Neugründungen
- Konfliktvermeidung und Deeskalation von Konflikten
- Kommunikation im Team und mit Patienten
- Teambuilding
- Resilienz im Praxisteam
- Erfolgreiche Führung
- Praxisorganisation
Dauer
6 Std (zzgl. 1h Mittagspause)
Teilnehmerzahl
für das ganze Praxisteam
Ort
Ihre Zahnarztpraxis oder extern (z.B. Restaurant, Hotel, Kongresszentrum)
Methodik:
Abwechslungsreiches Programm durch eine ausgewogene Mischung aus Impulsen bzw. Theorie und Diskussion und Erarbeitung von Lösungsideen in Kleingruppen
Wichtige Fragen & Antworten
- Beamer-Präsentation mit PowerPoint oder Erarbeitung am Flipchart zur Veranschaulichung wichtiger Zusammenhänge
- Visualisierung von Persönlichkeitstypen zur besseren Verständnis der Stärken und Schwächen verschiedener Personen
- Selbstüberprüfungen und Gruppenarbeiten
- Nutzung von Coaching-Tools
- Diskussionen in Kleingruppen und im Plenum
Unser Team-Workshop ist für das gesamte Praxisteam gedacht, um alle an der Patientenversorgung beteiligten Personen an einem Tisch zu haben und die verschiedenen Sichtweisen zu integrieren.
In einzelnen Fällen kann es sinnvoll sein, den Workshop nur für die Ärzteschaft bzw. für das Praxisteam durchzuführen:
- ZFA & MFA: (Zahn)-medizinische Fachangestellte
- (Zahn-)arzthelferinnen
- Mitarbeiter im Zahnlabor & Prophylaxe-Assistentinnen
- Empfangskräfte, Telefon-Assistentinnen
- Mitarbeiterinnen in Verwaltung
- (Zahn-)-ärztinnen und (Zahn-)Ärzte – Praxisinhaber & angestellte Ärztinnen und Ärzte
- Verständnis füreinander nimmt zu
- Sichtweisen der verschiedenen Berufsgruppen werden integriert
- Miteinander diskutieren macht Spaß
- Ein gemeinsames Zielbild fördert Motivation und Bindung an die Praxis
- Herausforderungen für die Praxis können durch Anwesenheit aller Berufsgruppen effizient besprochen werden
- Fokussierung auf Problemthemen erhöht die Akzeptanz und Wertschätzung des Praxispersonals
Profitieren Sie von unserer Spezialisierung und langjährigen Erfahrung in diversen Zahnarztpraxen
über 20 Jahre
Seminare, Coachings und Training zum Thema Patientenkommunikation in der Zahnaztpraxis
über 100
Zahnarztpraxen und Arztpraxen betreut