Seminare & Trainings für Arztpraxis & Zahnarztpraxis: Telefon, Kommunikation, Service, Patientenzufriedenheit, Team

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Teambuilding für Ihr Praxisteam – starkes Teams sind kein Zufall!

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Mit Patienten richtig telefonieren – Telefongespräche in der Arztpraxis professionell und effizient führen

Teambuilding für Ihr Praxisteam – starkes Teams sind kein Zufall!

Schlüsselkompetenzen, Stimmung im Team & Zusammenarbeit verbessern in Arztpraxis, Zahnarztpraxis und im MVZ (Medizinisches Versorgungzentrum)

Erfolgreiches „Wir“ im Praxisteam

Egal, ob Sie eine schon lang etablierte Praxis leiten oder gerade eine neue Praxis übernommen bzw.  gegründet haben: In allen Praxen gilt. Dass der Erfolg des Teams stark beeinflusst werden kann. Wird  ein Team gut geführt, arbeitet es deutlich engagierter und eingespielter zusammen. „Agile“ Formen der Zusammenarbeit werden auch in Arztpraxen und Zahnarztpraxen immer wichtiger.  Die einzelnen MitarbeiterInnen übernehmen dann gerne Verantwortung, wenn sie stärkenorientiert in der Praxis eingesetzt werden. Das bedeutet allerdings auch eine Form der Spezialisierung. Wir wissen, dass spezialisierte Praxisteams bis zu 60% effizienter sind als Praxen, in denen jeder alles macht. Die verschiedenen Persönlichkeiten mit ihren Stärken und Schwächen werden als Chance gesehen. Auch unterschiedliche Meinungen sind willkommen und können genutzt werden, um gemeinsam die beste Lösung zu finden. So lassen sich auch aufkommende Konflikte im Team selbständig managen – ohne dass es jedes Mal sofort die Beteiligung der Chefin bzw. des Chefs erfordert.

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Wie gelingt es einer Praxis, das Praxisklima und die Teamarbeit untereinander zu verbessern?

Ein deutlich angenehmeres Arbeitsklima in der Arztpraxis hängt stärker als man denkt am Zusammenspiel der unterschiedlichen Persönlichkeiten in Zusammenspiel mit der Art und Weise, wir der Praxisinhaber bzw. die Praxismanagerin oder Erstkraft das Führungsverständnis lebt.

Teamentwicklung und Führung gehören untrennbar zusammen.

Was bedeutet „Praxisteam“ im Alltag? Viele denken sofort an die Akronyme „Toll, Ein Anderes Machts“. Doch was bedeutet „Team“ von der originären Definition her? Ein Team ist ein Zusammenschluss von unterschiedliche Persönlichkeiten, die ein gemeinsames Ziel verfolgen. Das klingt auf den ersten Blick nachvollziehbar und leicht. Doch unsere 20jährige Beratungserfahrung in Arzt- und Zahnarztpraxen zeigt, dass es Ärztinnen und Ärzten oft schwer fällt, die Praxisziele als  gemeinsame Ziele zu verankern. In unseren Trainings und Workshops fragen wir oft die Ziele ab und schauen in fragende Gesichter: MFA bzw. ZFA kennen die Ziele oft nicht. Wenn die Praxisziele benennen können, sind die oft sehr einseitig und stark mit den persönlichen Ambitionen der Praxisinhaber verbunden. Leider motivieren sie oft das Team gar nicht wirklich und sind so wenig Antrieb für den Einzelnen.

Praxisziele hängen sehr stark mit der Praxiskultur zusammen und werden von Werten getragen, die wie Leitplanken einen Rahmen bieten und Sicherheit geben.

Ein starker Hebel für ein gemeinsames „Wir-Gefühl“ ist Wertschätzung. Wir merken oft, dass allein schon ein Team-Workshop ein großes wertschätzendes Signal ist. Wenn die Praxen das wünschen, führen wir im Vorfeld digitale anonyme Mitarbeiterzufriedenheitsbefragungen durch. Darin zeigt sich recht schnell, wo der Schuh drückt. Und weil Anonymität sichergestellt ist, wird auch offen und ehrlich Feedback gegeben. Daraus wissen wir, dass Teambuilding-Tage sehr positiv wahrgenommen werden, weil das Praxisteam anerkennt, dass die Chefs sich mit den Anliegen und Problemen beschäftigen.

5 Tipps für Teambuilding im Praxisteam: Nur echte Teams sind erfolgreich, wenn es um gute Zusammenarbeit in der Arztpraxis geht

Arbeiten „echte Teams“ anders als gewöhnliches Praxisteam?

Erfolgreiche Praxisteams zeichnen sich häufig dadurch aus, dass folgende Aspekte in der Organisation berücksichtigt werden:

  1. Definition von Spielregeln: Regeln für den Umgang untereinander sind wichtig. Dazu zählen z.B. partnerschaftlicher Umgang, Eigenverantwortung, Toleranz, Akzeptanz, Verbindlichkeit und offene Kommunikationskultur
  2. Regelmäßiger Informationsaustausch: In vielen Praxen hat Corona den Austausch innerhalb des Teams deutlich beeinträchtigt, weil Teamsitzungen nicht mehr so einfach möglich waren. Erfolgreiche Praxen wechselten schnell zu digitalen Webkonferenz-Tools. Viele Praxen hatte während der gesamten Pandemie keine einzige Teambesprechung (!). Als Ergänzung zu Teambesprechungen können auch digitale Kommunikationswege wie Medizin-Messenger helfen, um, den Austausch effizient zu realisieren
  3. Geeignete, moderne und angenehme Arbeitsausstattung: Alle benötigten Arbeitsmittel (Räume, Geräte, Materialien) sollten geeignet sein, die erforderliche Arbeit schnell und einfach zu ermöglichen. In vielen Praxen werden auch kleinere Investitionen in moderne EDV auf dem Rücken des Praxisteams ausgetragen. Fehlende Digitalisierung bzw. alte IT kosten oft deutlich mehr, weil zeitintensive manuelle Aufwände entstehen
  4. Feedback: Lob, Anerkennung, Kritik: Arbeitsmotivation und Teamgeist entstehen, wenn sowohl Lob und Anerkennung als auch sachliche Kritik regelmäßig im Alltag genutzt werden. Dabei sollte Lob mindestens 3x so häufig genutzt werden als Kritik. Der Aufwand dafür ist nicht groß, oftmals reicht schon eine Daumen-hoch-Geste auf dem Flur, wenn ein Sachverhalt besonders gut gelöst wurde.
  5. Regelmäßige gemeinsame Aktivitäten

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Die Teamuhr nach Tuckman zeigt an, in welcher Phase sich das Praxisteam befindet

Ein Team ist kein statisches dauerhaftes Gebilde. Menschen kommen und gehen und insofern durchlebt jedes Praxisteam regelmäßig verschiedene Phasen.

Folgende Phasen werden unterschieden:

  1. Forming
  2. Storming
  3. Norming
  4. Perfoming

In einem gemeinsamen Prozess verständigt sich das Team während der Teamentwicklung auf gemeinsame Werte, Ziele und ein Leitbild der Praxis. So wird eine gemeinsamen Kultur erzeugt, die das „Wir-Gefühl“ im Praxisteam steigert.

Wichtig zu wissen: Kommen neue Mitarbeiterinnen bzw. Mitarbeiter dazu, beginnt die Teamuhr wieder am Beginn.

Deshalb ist es wichtig, sich mit den folgenden Aspekten zu beschäftigen:

Working process at night, a musician is creating music at night.

Arbeits- und Ablauforganisation der Sprechstunde beeinflusst die Zufriedenheit des Praxisteams

Ein Erfolgsfaktor für ein gutes Klima im Praxisteam liegt in der Definition von Verantwortlichkeiten für die Aufgaben. Das klappt am besten, wenn die Verantwortlichen sowohl die Elemente „Können“ (Qualifikation),  „Dürfen“ (Handlungsrahmen) und „Wollen“ (Motivation) der einzelnen Team-Mitglieder berücksichtigen. Erst wenn alle drei Aspekte beachtet werden, kann eine starke innere Motivation entstehen.

Natürlich haben auch die Patienten einen Anteil. Doch der lässt sich durch professionelle Kommunikation und Patientenzentrierung positiv beeinflussen.

Was macht ein gutes Praxisteam aus?

Zum einen natürlich echte Teamarbeit. Wie oben schon skizziert helfen dazu gemeinsamen Ziele. Die Teammitglieder – also (Zahn-) Medizinische Fachangestellten und (Zahn-)Ärztinnen und (Zahn-)Ärzte in der Praxis, arbeiten Hand in Hand auf Augenhöhe und partnerschaftlich zum Wohle der Gesundheit aller Patientinnen und Patienten.

 

Ein respektvoller Umgang miteinander spielt ebenfalls eine wichtige Rolle. Besonders wichtig ist ehrliches Feedback und offene Transparenz. Probleme sollten möglichst frühzeitig, direkt und offen direkt mit den Beteiligten angesprochen werden. Damit lässt sich Konfliktpotenzial abbauen und ein lockeres Verhältnis schaffen. Wenig hilft,  über Verstimmungen einfach hinwegzusehen. Ansonsten besteht Gefahr, dass einige Praxismitglieder gedanklich aussteigen oder sich verschiedene Koalitionen bilden.

Spaß während der Arbeit und Humor sind ebenfalls wichtig. Gute Laune färbt auch auf die Patienten ab. 

Business team of four good-looking experienced multiethnic corporate workers

Teambuilding-Maßnahmen: Team-Workshop schweißen das Team zusammen und

Teambuilding-Maßnahmen sind grundsätzlich eine gute Idee. Im Rahmen von Unternehmungen oder kleinen Events soll das Zusammengehörigkeitsgefühl gestärkt und gefestigt werden. Häufig werden diese Veranstaltungen allerdings nahezu vollständig oder ausschließlich „Party-Charakter“ haben und wenig inhaltich-strategische Auseinandersetzung mit der Zusammenarbeit geschieht.

Natürlich ist es wichtig, auch einmal Kolleginnen und Kollegen einmal von einer anderen -der privaten –  Seite kennen zu lernen. Das kann von einem gemeinschaftlichen Abendessen bis hin zu, Praxis-Ausflug mit Übernachtung in einem Hotel erfolgen.

Oftmals wird ein ähnlich hoher Nutzen erzielt, wenn man sich einen Tag lang zu einem Team-Workshop trifft und neben dem „Teambuilding“ auch fachlichen Austausch in das Konzept integriert.

Unser Team-Workshop: Spaß, Austausch und strategische Arbeit an nur 1 Tag

Wir bieten verschiedene Formate an, wie sich Arbeit & Event-Charakter verbinden lassen. Die meisten Praxen planen einen Workshop-Samstag in der Praxis oder in einem Restaurant bzw. Hotel und stellen den Tag z.B. unter das Motto „Entwicklung Leitbild“.

Abstract blurred people doing workshop in training room

Mögliche Themenschwerpunkte in unserem Team-Training sind u.a.:

Dauer

6 Std (zzgl. 1h Mittagspause)

Teilnehmerzahl

für das ganze Praxisteam

Ort

Ihre Zahnarztpraxis oder extern (z.B. Restaurant, Hotel, Kongresszentrum)

Methodik:

Abwechslungsreiches Programm durch eine ausgewogene Mischung aus Impulsen bzw. Theorie und Diskussion und Erarbeitung von Lösungsideen in Kleingruppen

Buchen Sie Ihre kostenlose Entdeckungssitzung

Wichtige Fragen & Antworten

  1. Beamer-Präsentation via Power-Point-Präsentation bzw. Erarbeitung am Flipchart zur Vermittlung wichtiger Zusammenhänge
  2. Visualisierung von Persönlichkeits-Typen zum besseren Verständnis von Stärken und Schwächen verschiedener Personen
  3. Selbst-Checks & Gruppenarbeiten 
  4. Einsatz von Coachingtools

Diskussion in Kleingruppen und im Plenum

Unser Team-Workshop ist für das gesamte Praxisteam gedacht, um alle an der Patientenversorgung beteiligten Personen an einem Tisch zu haben und die verschiedenen Sichtweisen zu integrieren.

In einzelnen Fällen kann es sinnvoll sein, den Workshop nur für die Ärzteschaft bzw. für das Praxisteam durchzuführen:

  • ZFA & MFA: (Zahn)-medizinische Fachangestellte
  • (Zahn-)arzthelferinnen
  • Mitarbeiter im Zahnlabor & Prophylaxe-Assistentinnen
  • Empfangskräfte, Telefon-Assistentinnen
  • Mitarbeiterinnen in Verwaltung
  • (Zahn-)-ärztinnen und (Zahn-)Ärzte – Praxisinhaber & angestellte Ärztinnen und Ärzte
  1. Verständnis füreinander nimmt zu
  2. Sichtweisen der verschiedenen Berufsgruppen werden integriert
  3. Miteinander diskutieren macht Spaß
  4. Ein gemeinsames Zielbild fördert Motivation und Bindung an die Praxis
  5. Herausforderungen für die Praxis können durch Anwesenheit aller Berufsgruppen effizient besprochen werden
  6. Fokussierung auf Problemthemen erhöht die Akzeptanz und Wertschätzung des Praxispersonals

Profitieren Sie von unserer Spezialisierung und langjährigen Erfahrung in diversen Zahnarztpraxen

> 20 Jahre

Seminare, Coachings und Training zum Thema Patientenkommunikation in der Zahnaztpraxis

> 100

Zahnarztpraxen und Arztpraxen betreut